Nouveau monde. Micro externe, antivirus, méditation… Quelques conseils pour bien télétravailler avec les outils numériques

Avec le premier confinement, beaucoup de Français ont appris à télétravailler. Cependant, il est toujours possible de faire mieux. Aussi, on vous rappelle quelques règles de base pour profiter au mieux des outils technologiques. 

Une bonne connexion internet

Pour bien télétravailler, il faut une bonne connexion, fibre ou ADSL. Si ce n'est pas le cas, essayez de vous rabattre sur la 4G, par exemple, avec un point d'accès 4G/Wi-Fi, que proposent aujourd'hui les opérateurs. N'oubliez pas que, au sein d'un foyer, le débit est partagé et donc si votre connexion est faible, mieux vaut éviter que deux personnes fassent de la visio en même temps.

Soignez votre visio

Pour que les sessions en visioconférences se passent au mieux.
- Ne vous mettez pas dos à une fenêtre pour ne pas être à contre-jour et apparaître tout noir.
- Utilisez, si possible, un micro externe, car en visio, paradoxalement le son encore plus important que la qualité d’image et bien se faire entendre est presque devenu une question de politesse.

Respectez les consignes cybersécurité 

- Il est indispensable d’utiliser un antivirus.
- Si vous vous connectez au système informatique de votre entreprise, on vous aura fourni en principe un VPN (réseau privé virtuel) et des consignes de sécurité assez strictes.
- Redoublez de vigilance quant à la sécurité de vos mots de passe. 
- Soyez prudents face aux attaques de phishing, c'est-à-dire les e-mails piégés qui tentent de vous attirer vers de faux sites web pour dérober vos identifiants.
- Ne communiquez pas vos identifiants de visioconférences à n’importe qui et ne les publiez pas sur les réseaux sociaux, comme cela s’est fait au printemps, ce qui a occasionné de mauvaises surprises, telles que l’intrusion de personnes indésirables dans des conversations.
- Enfin, vérifiez que le chiffrement de bout en bout est activé sur votre logiciel de visio, comme Zoom. C’est ce qui garantit la confidentialité des échanges.

Bien organiser son ordinateur

Soyez méthodique. En télétravail, il est indispensable de bien organiser son ordinateur, surtout si vous utilisez un équipement personnel. Pensez à créer des dossiers séparés pour le travail et pour les documents personnels.

Le choix du mode de communication est également très important :

- L’e-mail est parfait pour échanger sur des sujets complexes, pour lesquels on n’attend pas de réponse immédiate.
- La messagerie instantanée, type SMS ou WhatsApp, est pratique pour régler rapidement des problèmes simples.
- Enfin, l’audio ou la visio (le "call", comme on dit), sont indispensables pour débattre à plusieurs et traiter des problèmes qui ne peuvent pas se régler facilement par e-mail.

Restez courtois. Un télétravail réussi passe aussi par une bonne communication. Or, les échanges écrits véhiculent une charge émotionnelle importante. Il est donc important de maîtriser ses échanges, notamment en restant très factuel, courtois et empathique. Ne vous trompez pas de formule ou d’émojis. Le moindre faux pas peut rapidement provoquer des incompréhensions et des tensions.

Pauses et méditation

L’avantage du télétravail, c’est que l’on n’est pas dérangé toutes les cinq minutes par les collègues. Mais, passer huit heures ou plus par jour, seul, devant son ordinateur, peut s’avérer stressant. 

Parfois, on du mal à se concentrer. Un conseil : coupez de temps en temps les notifications, pour ne pas être dérangé en permanence par un message qui arrive. Il suffit, sur PC comme sur Mac, d’activer le mode "Ne pas déranger" (dans l’environnement Apple, cela coupe les notifications partout en même temps, sur ordinateur, iPhone, iPad et montre connectée). Pensez à les réactiver au bout d’un moment.

Décompressez... en ligne

Autre pratique que certaines équipes ont adopté sur les outils de travail collaboratif, type Slack ou Teams : créer un canal de récréation, pour avoir des échanges non professionnels, faire des blagues, etc. C’est l’équivalent des discussions de couloir, en mode virtuel.

Enfin, pensez à lever le nez de votre ordinateur régulièrement, à marcher un peu dans la maison, faires un peu de gym, aller prendre l’air et regarder au loin quelques minutes pour reposer votre vue. Profitez-en pour discuter avec quelqu’un, même à distance. Vous pouvez aussi tenter la méditation, par exemple, avec une application comme Petit Bambou. Quelques minutes de méditation chaque jour, permettent de recharger ses batteries et de voir la vie en rose. C’est l’un des meilleurs alliés de la vie numérique.