On s'y emploie. Pourquoi ranger son bureau peut faire gagner en efficacité

Pour beaucoup, la rentrée date de quelques jours, pour d'autres, c'est demain. L'une des premières choses qu'on peut avoir envie - ou besoin - de faire en reprenant le collier, c'est... de ranger son bureau. Il y a des méthodes pour cela. Elvira Petit est "coach en rangement", auteur de Le rangement, c'est maintenant (Editions Solutions Vigot).

franceinfo : Dans le cadre du travail, quels sont vos clients, et qu'est-ce qu'ils vous demandent ?

Elvira Petit : J'interviens sur les rangements de locaux, par exemple là où se trouvent les archives, pour optimiser les espaces de travail et permettre à des collaborateurs d'être bien organisés.

Vous rangez donc les bureaux ?

Oui, je m'installe à côté du collaborateur et je l'aide à mettre en place une organisation qui soit simple et pérenne de manière à éviter qu'il soit débordé. 

Par quoi commencez-vous ?

On va faire place nette. Je vais prendre les documents un par un et demander au collaborateur quel est ce document. Il faut discerner ce qui est à traiter, à classer et en cours. On trouve souvent sur les bureaux des piles de papier où tout est mélangé. 

Le défaut le plus courant, c'est donc d'empiler ?

Oui, c'est l'entassement sans savoir ce qu'il faut faire, sans pouvoir retrouver les documents, perdre du temps à les chercher. Si votre patron vous demande un rapport, de mettre une demi-heure à retrouver le rapport alors qu'il y a des solutions simples pour le retrouver en moins d'une minute.

Ranger, c'est forcément jeter ?

Pas du tout. Pour ranger il faut déranger parce que quand vous avez une grosse pile de papiers, il faut savoir ce qui s'y trouve. Une grosse pile de papiers, c'est anxiogène. On sait qu'il y a des choses à faire dedans, mais on ne sait pas quoi. On va continuer à empiler et à procrastiner jusqu'à arriver à une situation critique où on va se retrouver en stress. Donc ranger ça n'est pas forcement jeter mais c'est identifier ce qui doit être détruit, ce qui doit être classé et des choses qui sont en cours qu'on doit conserver.

On peut devenir quelqu'un d'ordonné ?

Oui, parce qu'esthétiquement c'est agréable, et au final, il y a un vrai bien-être qui se dégage et c'est une vraie sérénité.

Et avec les mails, que faut-il faire ? 

Il faut absolument créer des dossiers, parce que quand vous recevez un mail, que vous avez 10 personnes en copie, que chaque personne répond, vous arrivez vite à 100 mails. Si vous faites une recherche par mot-clé, ça ne suffit pas, vous allez perdre beaucoup de temps. Donc il faut classer les mails par poste et par libellé, ce qui prend moins de temps que de faire une recherche par mot-clé. Mais il faut le faire tout de suite, ça prend trois secondes.