Le "flex office" se généralise, les outils numériques pour le gérer aussi

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Toutes les entreprises s'y mettent. Le télétravail s'est généralisé et chacun n'a plus besoin d'une place en permanence. Pour savoir qui va s'installer où et comment organiser les espaces de travail, les entreprises s'équipent de solutions numériques venues d'outre-Altantique.

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Radio France
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Un flex office à Amsterdam, aux Pays-Bas, pendant l'épidémie de Covid-19, le 20 avril 2020. (SEM VAN DER WAL / EPA/ANP)

Tout le monde connaît désormais les petites lumières vertes qui désignent une place libre dans un parking. Le système existe aussi pour les bureaux. Il était réservé à quelques grandes banques de Wall Street, à New York. Voici qu'il vient d'être adopté par deux banques françaises, la Société Générale et le groupe BPCE. Elles viennent de doter leurs bureaux de capteurs, placés en dessous de la table de travail, qui permettent de signaler si un poste est occupé ou non pour la journée. L'information remonte dans une application mobile réservée à cet effet. On va savoir avant de se rendre au bureau si on va pouvoir s'installer à côté de son collègue préféré ou s'il va falloir trouver une autre place...

Le nombre d'applications pour gérer en entreprise le "flex office", littéralement le "bureau flexible", est en train d'exploser. Il faut bien s'occuper de la nouvelle réalité : l'organisation hybride du travail dans laquelle les collaborateurs alternent télétravail et travail sur site, à leur convenance. Le constructeur automobile Stellantis a adopté une solution baptisée Coviflex, qui permet, depuis son ordinateur ou son smartphone, d'indiquer quand on sera présent au bureau et à quel emplacement. On peut le faire une semaine à l'avance ou davantage. Au passage, c'est utile pour le restaurant d'entreprise. Stellantis n'est pas la seule à avoir besoin de réguler la présence de ses salariés. ManoMano, la Mutuelle générale, la Caisse des dépôts ou encore Orange ont adopté ce type de solution.

Les entreprises déménagent en centre-ville

Au lieu d'un poste par personne, selon la société de conseil en immobilier d'entreprise JLL, c'est 0,67 poste par personne qu'il faut compter désormais. Mais du coup, les entreprises se réorganisent. Pas forcément pour réduire leur nombre de mètres carrés. Plutôt pour repenser leur organisation. Prendre de la place sur les bureaux fixes pour créer des espaces pour pouvoir téléphoner sans déranger personne. Dégager de la place pour travailler à deux, en groupe, ou au contraire seul dans le calme.

D'autant que les entreprises déménagent vers les centres des villes. Elles prennent plus petit, mais plus central, plus facile d'accès pour leurs collaborateurs. Il faut donner envie aux salariés de venir travailler, dans ce nouveau monde de travail hybride que la crise a engendré.

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