Comment bien préparer ses vacances en famille ou entre amis pour un été sans pression ?

C'est le moment tant attendu de l'année : les vacances d'été. En ce week-end de chassé-croisé, de nombreux vacanciers prennent la route pour profiter de quelques jours de tranquillité et d'évasion. Mais entre la réservation du lieu de villégiature, la préparation des valises et la gestion des activités sur place, le moment de détente peut rapidement tourner au casse-tête. Pour des congés en famille ou entre amis en toute sérénité, franceinfo a recueilli les conseils de professionnels du tourisme et de vacanciers incollables sur l'organisation.

Pour Jérôme, la planification du séjour estival est un exercice bien rodé. "Les vacances, c'est un moment sacré pour moi. Chaque année, je me transforme en véritable tour-opérateur", plaisante ce père de deux enfants. La référence des vols et de la location de voiture, les itinéraires empruntés et la durée des trajets, les réservations d'hôtels et les visites... Pour son road-trip d'un mois aux Etats-Unis en famille, ce Toulousain de 46 ans a passé des heures à dénicher les bons plans et consigner toutes les informations du voyage dans un tableur. "C'est un travail prenant, mais je vois ça comme un investissement pour profiter au maximum pendant les vacances", juge-t-il.

Planifier très en avance, la règle d'or

Par manque de temps, d'autres vacanciers confient la gestion de leur semaine au bord de la mer ou à l'autre bout du monde à des professionnels. "Une partie des Français", principalement parmi les plus aisés, "utilise toujours les services des agences de voyages", relève Jean-Pierre Mas, président des Entreprises du voyage (EDV). En se tournant vers une agence, "les clients recherchent le conseil, l'assurance de ne pas se planter en oubliant quelque chose d'essentiel et la possibilité d'avoir un interlocuteur identifié en cas de problème", énumère-t-il.

Ces dernières années, les services de "travel planners", des conseillers en voyage, se sont également développés. Depuis 2017, Anne-Sophie Dupire, fondatrice de Travel for you, accompagne les voyageurs en leur proposant des solutions de transport, d'hébergement et des activités sur-mesure. "Ensuite, c'est à eux de faire leur choix et d'effectuer les réservations. C'est toute la différence avec les agences de voyages", avance-t-elle.

"Ce sont souvent les mères qui me contactent car, entre la charge mentale du travail et des enfants, elles n'ont plus le temps de préparer les vacances."

Anne-Sophie Dupire, conseillère en voyage

à franceinfo

Selon une étude Ifop réalisée l'an dernier, 66% des femmes estiment en faire davantage que leur conjoint dans l'organisation des voyages, et 48% affirment se charger seules du choix de l'hébergement.

Que vous vous tourniez vers un professionnel ou que vous prépariez vos vacances en solo, pour partir en toute quiétude, mieux vaut préparer son séjour en avance. Et même très en avance. "Pour les vacances d'été, l'idéal est de s'en occuper dès les mois d'octobre et novembre", avance Anne-Sophie Dupire. Une planification très anticipée, d'autant plus pour les voyages en avion vers l'étranger, car "les prix des vols augmentent dès janvier", note la conseillère en voyages. En France, certaines destinations touristiques prisées sont également rapidement prises d'assaut. "En Corse, dès février, les hébergements sont déjà réservés", relève-t-elle.

Assurer ses arrières et ne rien oublier

Pour les plus prévoyants, l'assurance d'être couvert en cas d'imprévus est primordiale. "Depuis le Covid, j'estime que c'est important d'avoir la garantie de pouvoir annuler gratuitement l'hébergement quasiment jusqu'à la dernière minute", témoigne Gwen, 40 ans, assistante-comptable. Des assurances voyage permettent en outre de couvrir tout ou partie des dépenses engagées en cas d'annulation, et proposent plusieurs services comme le rapatriement ou la prise en charge des frais médicaux durant le voyage. Certaines cartes bancaires permettent également de disposer de services d'assurance annulation. "Renseignez-vous en amont auprès de votre conseiller bancaire pour savoir si vous en bénéficiez et connaître les conditions", recommande Adeline Leneveu, conseillère en voyage à la tête d'Ad'Evasion.

A quelques jours du départ, une bonne préparation vous épargnera aussi d'éventuels tracas. "Je commence généralement à faire ma valise une semaine à l'avance pour ne rien oublier et ne pas être stressée", rapporte Gwen, qui invite à dresser une liste des indispensables à emporter. Vos documents d'identité et de voyage (passeport, carte d'identité, permis de conduire, carnet de vaccination...) requièrent une attention particulière si vous vous rendez à l'étranger. Pensez à vérifier à l'avance leur validité et à les numériser pour en garder une copie en cas de perte ou de vol. "On stocke tous nos documents et nos billets d'avion sur un cloud pour pouvoir y accéder n'importe où", explique par exemple Jérôme, le vacancier toulousain.

Pour les parents, quelques astuces peuvent faciliter le voyage. "Avec les enfants, on fait toujours attention à emmener une trousse à pharmacie avec des pansements, du désinfectant, de l'antihistaminique...", liste Fanny. Pour occuper ses deux filles de 10 et 14 ans sur le trajet des vacances, cette enseignante de 44 ans "télécharge quelques films et jeux". Pour les plus jeunes, "préparez un petit sac surprise avec des choses à grignoter (bonbons, gâteaux, gourde) et des activités (livres, jeux)", ajoute Anne-Sophie Dupire.

Eviter de se transformer en guide touristique

Partir l'esprit tranquille, c'est par ailleurs savoir que votre maison ne risque rien durant votre absence. Les forces de l'ordre organisent des rondes pour surveiller les résidences des vacanciers. Pour en bénéficier, il suffit de se signaler auprès des services de gendarmerie ou de police, ou de vous inscrire en ligne, rappelle le portail service-public.fr. Sollicitez des voisins de confiance ou des proches pour nourrir vos animaux, arroser vos plantes et récupérer le courrier durant votre absence. Des sociétés de gardiennage proposent également ces services, rappelle le site du Routard.

Enfin, si vous prenez la route, pensez à contrôler l'état de votre voiture : vérifiez les niveaux (huile moteur, liquide de frein, liquide de refroidissement et lave-glace), la pression des pneus, le fonctionnement des feux et l'état de votre roue de secours. En cas de doute, un rendez-vous chez votre garagiste peut vous éviter bien des ennuis sur le trajet.

Une fois arrivé à bon port, quelques bonnes pratiques peuvent vous permettre de profiter de votre séjour sans vous transformer en guide de voyage pour votre famille ou vos amis. Pour apprécier pleinement leur semaine à Rome en août, Gwen et son conjoint ont déjà tout prévu : "On a réservé une visite guidée de la ville, du Colisée et du Vatican. On réfléchit à ajouter une promenade à vélo à travers les ruines et j'ai repéré des endroits où j'aimerais bien manger".

Sans aller jusqu'à planifier toutes vos excursions au cordeau, Anne-Sophie Dupire invite de son côté à préparer en amont une sélection d'activités et de lieux à visiter, tout en gardant de la souplesse. "Quand on a de jeunes enfants, le programme peut vite être perturbé, explique la conseillère. Alors, je propose différentes activités et je laisse les clients piocher en fonction de leurs envies du jour."

"Être sur la même longueur d'onde"

Adapter les activités est également essentiel si vous voyagez en groupe, comme Sophie et Dominique. Depuis plus de 15 ans, ces deux Landais de 59 et 63 ans partent une semaine avec sept couples d'amis. "En vieillissant, on ne peut plus partir en randonnée tous ensemble sur une journée et il faut réussir à trouver des activités qui conviennent à tout le monde", racontent-ils.

"On ne fait pas forcément tous les mêmes sorties : on a un groupe de visiteurs, un groupe de randonneurs et un groupe de cyclistes."

Sophie et Dominique

à franceinfo

En camping ou en location, la gestion du quotidien durant leur séjour est aussi savamment orchestrée. Et pour cause, "certaines années, on a été jusqu'à une trentaine quand tous les enfants partaient avec nous. C'était une grosse logistique", sourient Sophie et Dominique. Chaque année, un couple différent est donc chargé de réserver les vacances et de "gérer l'intendance des premiers jours sur place". "Les 'organisateurs' recensent qui ramène quoi pour les premiers repas et font les courses essentielles", détaillent-ils. Puisque les bons comptes font les bons amis, "un trésorier" tient un "tableau Excel avec les dépenses de chacun". Pour les moins férus de calculs, des applications simples d'utilisation permettent de répartir les dépenses pour éviter les conflits d'argent.

Enfin, la clé pour des vacances réussies avec votre bande d'amis, c'est de "se connaître et d'être sur la même longueur d'onde", résument Sophie et Dominique. "Si vous comptez partir en groupe pour la première fois, testez sur quelques jours plutôt que sur une semaine entière", recommandent-ils. Un avis partagé par Gwen, qui organise régulièrement des séjours avec ses amis : "Surtout, mettez-vous bien d'accord sur tout avant le départ : le budget, les activités, les envies."