Comment mieux gérer votre temps dans votre travail ?

Pour être à la fois performant et heureux dans sa vie professionnelle, il faut savoir rester maître de son temps. Les conseils de Dodeca, société de formation et de conseil, pour éviter débordement, confusion des priorités et stress inutile.

Bien gérer mon temps au travail... Qu'est-ce que cela veut dire ?

Une bonne gestion du temps est celle qui vous permet de faire face sans stress ni précipitation à vos priorités et qui améliore votre efficacité personnelle. Les priorités doivent être définies elles-mêmes en fonction de vos objectifs et de vos enjeux de travail.

Comment ne pas me tromper dans mes priorités ?

Il existe plusieurs méthodes pour définir les priorités et ainsi mieux gérer votre temps. L'une d'elles est simple et efficace et a fait ses preuves puisqu'elle a été mise en ?uvre par le général Eisenhower au moment du débarquement en Normandie. Cette méthode dite d'Eisenhower consiste à classer les tâches par ordre d'urgence et/ou d'importance :

  •  urgentes et importantes ;
  •  importantes et peu urgentes ;
  •  peu importantes et urgentes (à cause d'une tierce personne par exemple) ;
  •  peu importantes et peu urgentes.

Et s'il y a un imprévu ?

Les imprévus dans le travail sont inévitables et font déraper un planning soigneusement élaboré. Trop soigneusement même puisque souvent une heure de travail programmée est considérée comme une heure effective. Ce qui est rarement le cas. Les tâches annexes de suivi et de communication (archiver des documents, répondre à un mail, rédiger un compte-rendu...) ne sont pas prises en compte dans cette fameuse heure de travail. Or, elles sont très "chronophages". A chacun d'évaluer le pourcentage de "temps libre" à laisser dans son planning pour faire face aux imprévus. Une heure à une heure et demie par jour ne semble pas de trop.

Comment m'y retrouver entre agenda, listes et autres mémos ?

Dans tous les métiers, il est très utile de faire des listes et de prendre des notes pour ne pas oublier une tâche ou respecter une échéance. A une condition ! Choisissez un seul support : agenda papier, smartphone, post-its? Peu importe pourvu qu'il soit adapté à vos besoins et aux attentes de votre entourage professionnel (si vous devez partager données et informations). Pour rendre vos listes vraiment efficaces, programmez-vous des alertes de rappel : ni trop tard, ni trop tôt mais dans un délai raisonnable pour pouvoir encore agir.

Je suis systématiquement débordé. Que puis-je faire ?

Prenez du recul et analysez votre situation. Au besoin, faites-vous aider par une tierce personne pour mieux gérer votre temps de travail : un regard neuf est précieux. Posez-vous les bonnes questions : quel est l'impact de telle tâche sur mon objectif ? Cette tâche est prioritaire... mais pour qui ? Comment puis-je agir autrement ? Dois-je changer d'outils ? Soyez à la fois créatif et... humble dans votre gestion du temps : vous n'êtes pas irremplaçable, déléguez à un collègue, plus efficace que vous sur tel problème. Allez plus loin encore dans votre réflexion : quel sens a votre travail, pour vous-même ? pour votre entreprise ? Quels outils vous donnez-vous pour identifier ce qui est essentiel et vous y tenir ?

J'ai l'impression de ne travailler bien que dans l'urgence. Mais suis-je vraiment efficace ?

Nous avons tous un rythme biologique à respecter avec des plages d'activité plus ou moins performantes (une réunion programmée après le repas est rarement satisfaisante). L'important est d'être à l'écoute de son propre rythme et de l'utiliser au mieux. Pour autant, agir dans le stress présente un risque. Les personnes habituées aux situations d'urgence (pompiers, secouristes...) font tous ce constat : on ne fait bien que ce qui a été fait auparavant dans un contexte de calme et de réflexion. Autrement dit, vous gérerez d'autant mieux une situation dans l'urgence que vous aurez, auparavant, bien défini vos priorités et vos outils de gestion du temps.

Consultez l'ensemble des articles de notre dossier : Comment,enfin, bien gérer son temps ?

Rédigé par Béatrice JaulinPublié le 23/09/2011