On s'y emploie. Télétravail : les règles d'or de la réunion virtuelle

Evelyne Stawicki est coach, son cabinet s'appelle Croissance RH, à Paris. Pas toujours facile de participer efficacement à une réunion, savoir prendre toute sa place, quand en plus, cette réunion est virtuelle, ça se corse.

franceinfo : quels sont les inconvénients de ces réunions virtuelles, en audioconférence ou en visioconférence ?

Evelyne Stawicki : l'inconvénient principal, c'est la privation du langage non verbal. On se voit mais il y a tout un tas de signes non verbaux qui peuvent nous échapper. Il y a des risques d'ennui, l'échange de parole n'est pas fluide. Lorsque l'on s'interrompt, ça crée du brouhaha, donc c'est une réunion qui peut être assez inconfortable, et qui va demander beaucoup de compétences de l'ensemble des participants.

Il y a aussi des avantages ?

Cela permet de maintenir l'activité à distance, ça permet de gagner du temps parce les réunions doivent être courtes et ça développe des compétences et de la rigueur.

Quel type de salariés sont pénalisés par ces réunions ?

Tous ceux qui sont observateurs ou "diesel", c'est-à-dire qu'ils ont besoin de réfléchir un certain temps avant d'exprimer leurs opinions. Ils peuvent paraître éloignés ou absents.

Quels conseils leur donneriez-vous ?

Ce sont des conseils pour tous. Dans ces réunions, il faut apprendre à parler de façon brève, à synthétiser ses propos. On ne peut plus se permettre de grandes digressions, de parler de soi, d'être hors sujet. Il faut encore plus préparer à l'avance : l'ordre du jour, ce vers quoi on tend, quel est l'objectif de la réunion, quel document je dois préparer, quelles sont les questions que je me pose, à qui je vais les poser. 

Et pour l'animateur, quels conseils ?

Premier conseil non négociable, c'est le respect des horaires. Respecter l'ordre du jour, répartir les rôles : il faut quelqu'un qui gère le temps, qui fasse des synthèses intermédiaires, tout le monde doit avoir un rôle. Il peut aussi faire des tours de table aléatoires pour éviter que quelques uns s'échappent de la réunion, demander "quel est ton avis sur la question ?".

Quel nombre de participants et quelle durée ?

Pas plus de six ou sept et pas plus d'une heure.