Savoir gérer ses mails efficacement au travail

Selon un sondage réalisé en 2010, 75% des salariés français déclarent interrompre leur travail en cours pour consulter les messages qu'ils viennent de recevoir. Pour être plus efficace dans votre travail, consulter sa boite mail ne devrait se faire que toutes les heures ou les deux heures. Avec l'alerte d'Outlook, ouvrir ses mails dès qu'ils arrivent est presqu devenu un réflexe. Désactivez le dispositif d'alerte visuelle ou sonore lors de la réception d'un e-mail pour éviter d'être déconcentré(e).

Le tri des messages: un travail utile

Le courrier électronique se gère de la même manière que le courrier classique. Prenez l'habitude de classer immédiatement tout message lu et traité. Créez des répertoires pour retrouver facilement l'information.Vous pouvez adopter la méthode du "Trusted trio". Le principe ?  Triez vos messages dans trois catégories :

•  le dossier "Action" comprendra tous les e-mails auxquels vous devez répondre immédiatement ;
•  le dossier "Attente" recevra tous les messages qui nécessitent la recherche d'informations complémentaires avant de donner suite ;
•  enfin, le dossier "Archive" sera consacré aux e-mails traités et qui sont importants à conserver.

N'hésitez pas à jeter à la Corbeille pour tous les messages sans importance. Votre boîte de réception doit être toujours vide à la fin de la journée. Si votre emploi du temps ne vous permet pas de faire place nette dans votre messagerie nous les jours, prévoyez en fin de semaine une plage horaire de travail pour vider au maximum votre boîte.Désabonnez-vous des newsletters que vous ne lisez jamais afin de ne garder que l'essentiel des informations dans votre boite email. Préférez les flux RSS plus simples à gérer.

Le traitement des messages : gérer sa boîte mail passe également par là ! 

•  La lecture doit se faire dans la tranquillité. Si vous les lisez en diagonale, il y a de grandes chances qu'une seconde voire une troisième lecture sera nécessaire. Une perte de temps.
•  Répondez aux courriers urgents juste après les avoir lus. Faites une réponse brève et structurée. Si votre interlocuteur a besoin d'informations plus développées, privilégiez l'échange par téléphone.
•  Mettez en place par défaut le correcteur d'orthographe. Cela ne vous dispense pas d'une relecture de votre message avant l'envoi mais vous éviter les fautes de frappes les plus classiques.
•  Indiquez toujours avec précision l'objet du message.
•  Vous avez reçu un mail de travail qui vous agace ou vous énerve ? Ne répondez pas sous le coup de l'émotion. Les paroles s'envolent mais les écrits restent?
•  Soyez sélectif dans l'envoi des mails en copie. Avant d'envoyez, posez-vous la question : "A qui s'adresse mon message ?".

Rédigé par La rédactionPublié le 12/05/2011